فرايند طراحي طرح فرهنگي در تشكل ها
برنامه‌ريزي كوششي براي كنترل آينده است. بعضي منتظر مي‌مانند چه پيش آيد تا در مقابل آن عكس‌العمل نشان دهند اما در عرصه‌هاي اجتماعي اگر منتظر بمانيم كه تحولات اجتماعي پيش بيايند، سپس در مقابل آنها واكنش نشان دهيم در مسير توسعه نه تنها به جلو نرفته‌ايم بلكه به‌دليل مقطعي‌بودن عكس العمل‌ها دچار عقب‌گرد نيز خواهيم شد. بايستی به‌جاي آنكه تحولات اجتماعي بر ما محيط شوند ما بر آنها احاطه يابيم و آنها را كنترل و راهبري نماييم. مسلماً در انجام فعاليت‌هاي فرهنگي نيز به‌دليل اهميت موضوع بايستی برنامه‌ريزي و طراحي مناسبي را از قبل داشته و برمبناي آن عمل نماييم. برنامه ريزي‌ها به تناسب كاربرد، بازه‌هاي زماني مختلف و مسلماً سبك طراحي و فرايند خاص خود را مي طلبد كه پرداختن به آنها در اين مجال ممكن نيست؛ ولي در اين متن به‌دنبال بررسي فرايند طراحي برنامه‌هاي اجرايي در تشكل‌هاي فرهنگي هستيم. معمولاً يك برنامه شامل سه جنبه‌ی اصلي ذيل است:
v طراحي برنامه
v اجراي برنامه
v ارزيابي و بازخورد
منظور از طراحي برنامه در اينجا اين است كه توصيف دقيقي از قبل، حين و بعد برنامه را ارائه نماييم؛ به‌گونه اي كه ايده‌ی اوليه شكل‌گيري برنامه در ابعاد چرايي و چگونگي و در مختصات مكاني، زماني، مالي، انساني، اجرايي و ... دقيقاً تبيين شود. طراحي برنامه علاوه بر آنكه نقطه حركت و چگونگي آنرا مشخص مي‌نمايد بايد بتواند مقصد وفرايند دستيابي به آن را همراه با كليه ابعاد و حجم فعاليت‌هاي مورد نياز براي دستيابي به مقصد ارائه نمايد. مجموعه‌هاي مختلف براي طراحي برنامه‌هاي اجرايي خود فرمت‌هاي ويژه‌اي ايجاد مي‌نمايند تا طراحان و پيشنهاد دهندگان برنامه‌ها بتوانند نكات كليدي اشاره شده در بالا را در آن قيد نمايند. براي تبيين برنامه‌ی طراحي شده تشكل‌ها فرم ويژه‌اي در ذيل آماده شده که به آن مي‌پردازيم و اميدواريم با اين روش به‌صورت عملياتي نكات كاربردي و مهم در فرايند طراحي برنامه‌هاي اجرايي را ارائه نماييم. در ارائه‌ی يك طرح، تبيين موارد ذيل ضروري است:
1.عنوان برنامه/ طرح: هر برنامه‌ی جديد نيازمند يك نام بامسما براي خود مي‌باشد و در نامگذاري طرح رعايت موارد ذيل پيشنهاد مي‌گردد :
توجه به زيبايي عنوان طرح
v بديع و نو بودن
v كوتاه و مختصر بودن
v معرفي محتواي طرح توسط عنوان برنامه
v جذابيت براي مخاطب
2. موضوع برنامه/ طرح : موضوع محوري برنامه‌ريزي موجب ماموريت مداري برنامه و طرح اجرايي خواهد شد، هر برنامه و طرح فرهنگي به برخي از موضوعات مختلف مي‌پردازد.
3. زمينه طراحي برنامه/ طرح: اشاره به زمينه‌هاي اصلي فعاليت‌هاي فرهنگي دارد.
4. قالب اجراي برنامه/ طرح : هر يك از زمينه‌هاي فعاليت فرهنگي و هر موضوع فعاليتي قالب اجرايي و ظرف ويژه خود را مي‌طلبد تا بتواند در دستيابي به مقاصد طرح بيشترين تاثير را بگذارد و انتخاب مناسب قالب اجرايي برنامه از اهميت بسزايي برخوردار است. برخي از قالب‌هاي اجرايي عبارتند از :
ü همايش، سمينار و مراسم
ü فوق برنامه، اردو و بازديد
ü مسابقه
ü فعاليت ورزشي
ü كلاس و كارگاه
ü جشنواره
ü انتشاراتي، تبليغاتي
ü چند رسانه اي، نرم افزار و سايت
ü فعاليت هنري(سرود،فيلم كوتاه،تئاتر و...)
ü نمايشگاه
ü ...
5. محدوده اجراي برنامه/ طرح: هر برنامه اجرايي داراي برد و محدوه اجرايي مختص به خود مي‌باشد و تعيين اين محدوده مي‌تواند درتنظيم ساير بخش‌هاي برنامه بسيار تاثير گذار باشد.
6. مختصات مخاطبين برنامه/ طرح: طرح‌هاي فرهنگي به‌دليل آنكه به‌دنبال ايجاد تغييرات فرهنگي در سطح جامعه مي‌باشند و انسان‌ها تشكيل دهنده‌ی جوامع هستند؛ براي خود محدوده‌اي از مخاطب را به‌عنوان جامعه‌ی انساني هدف در نظر مي گيرند. مخاطبين را مي‌توان در دسته بندي‌هايي از قبيل مخاطب بالفعل و فعال، مخاطب مستقيم و غير مستقيم و مخاطب عضو و غير عضو مورد بررسي قرار داده و جامعه هدف طرح را مشخص نماييم. در تعيين جامعه‌ی مخاطب توجه به موارد ذيل مي‌تواند نقش بسزايي در كيفيت طراحي بگذارد:
v تناسب شيوه‌ی گزينش و دستيابي به مخاطب با نوع طرح
v توجه به خصوصيات بازه‌هاي سني مختلف و نوع طرح
v تناسب حجم مخاطب با توان اجرايي تشكل و نوع مجريان
v تناسب موضوع، اهداف و قالب اجراي برنامه با تعداد، جنسيت، رده‌ی سني و تحصيلات مخاطبين
7. نحوه اجراي برنامه/ طرح: رويكرد مشاركت گروه‌هاي ذينفع و همسو براي اجراي وظايف ودستيابي به رسالت‌ها و اهداف مشترك در فعاليت‌هاي فرهنگي ضمن آنكه موجب هم‌افزايي نيروها و امكانات نرم افزاري و سخت افزاري مي گردد، به نحو مطلوبي در كيفيت و همچنين گستردگي و تكرار برنامه نيز نقش مثبت دارد. البته قبل از هر چيز در رويكرد مشاركتي بايد تصميم‌گيري مشاركتي را بپذيريم و به گروه‌هاي مشاركت كننده حق تصميم‌گيري بدهيم در غير اين‌صورت عملاً در مشاركت توفيقي نخواهيم داشت. مشاركت مي‌تواند با يك يا چند تشكل هم‌عرض رخ نمايد و يا با چند مجموعه و نهاد بزرگتر و يا كوچكتر، اما تعيين مشاركت كنندگان قبل از برنامه ضروري است ؛ نحوه مشاركت مي‌تواند در طراحي و تدوين، اجرا و حتي در ارزيابي برنامه باشد و در هر سطح نيز ميزان آن مهم است . البته مصاديق مشاركت در نيروي انساني مورد نياز، بودجه، تجهيزات، فضا و مكان، مباحث مالي، مخاطب و ... باشد . براي تعيين حدود دقيق مشاركت و ايجاد تعهد در طرفين عقد تفاهم نامه مشاركت بين گروه‌هاي مشاركت‌كننده مناسب است.
8. مقدمه برنامه/ طرح: مقدمه برنامه به ذكر مطالب زير اختصاص مي يابد:
· تشكر از افراد و مجموعه‌هايي كه به نحوي در تهيه طرح همكاري كرده‌اند.
· تاريخچه و سير موضوع مورد نظر
· بيان مساله، علل و ضرورت تهيه و تدوين طرح، ايده‌ی اصلي شكل‌گيري برنامه و غايت نهايي طرح
· چگونگي مراحل دستيابي به طرح و منابع و ماخذ استفاده‌شده در تدوين طرح
مقدمه در حكم نماي كلي برنامه است . مختصر بودن، توليدي بودن، گويا و ادبي بودن و در مجموع دقت در تهيه مقدمه كمك خواهد كرد تا محتوا و مفاد طرح بهتر تبيين شده و خواننده به مطالعه طرح ترغيب و تشويق شود.
9. معرفي برنامه/ طرح: عمليات و شرح اجراي برنامه در اين بخش تبيين خواهد شد و در اين بخش اشاره به موارد ذيل مناسب است:
§ نام اساتيد، مربيان، مشاوران، داوران و ...
§ ارتباط بين قالب‌هاي اجرا و موضوعات برنامه ودلايل استفاده از اين قالب‌ها
§ ارتباط بين فعاليت‌ها به لحاظ اولويت زماني
§ روشهاي جذب وابزار تاثيرگذار بر مخاطب براي موضوعات و قالب اجرا و مناسب و نوين بودن آن
§ خروجي‌ها و برون‌دادهاي طرح
§ منابع طرح و فرايند استفاده از آن در دستيابي به اهداف برنامه
§ تناسب موضوعات طرح و مناسبت‌هاي زماني
§ برنامه‌هاي اجرايي در عين اختصار و استدلال
10. پيشينه برنامه/ طرح: پيشينه ارتباط بين طرح فعلي با برنامه‌هاي قبلي را برقرار مي‌كند. تبيين كاركرد گذشته برنامه به‌صورت مختصر از حيث كميت و كيفيت، ارزيابي طرح‌هاي گذشته و نقاط قوت وضعف هر يك و اشاره به تفاوت‌هاي برنامه با گذشته در اين قسمت به ترسيم مسير رشد طرح كمك مي‌نمايد.
11.اهداف برنامه/ طرح: روشن‌كردن دقيق اهداف و مقاصد به مجريان در اعمال مديريت مطلوب كمك مي‌کند. اهداف بايد تا حد امكان مشخص كنند كه مخاطب و برنامه در پايان به چه نتايجي مي‌رسند . اهداف بايد به‌طريقي تقسيم و تعريف شوند كه بتوان متوجه شد در هر مرحله از برنامه دستيابي به آنها به چه ميزاني پيش رفته است. شناسايي مناسب اهداف، تعيين شاخص‌هاي كنترل(كارايي و اثر بخشي)طرح را ساده مي‌کند و در تعيين اقدامات اصلاحي مورد نياز كمك مي كند. در تعيين اهداف جامعيت، توجه به نيازهاي متنوع مخاطب، كيفيت، كميت و تناسب با موضوعات برنامه مهم بوده و علاوه بر آن مي‌بايست از مستندات و منابع معتبري اخذ گردند.
12. مراحل و تقويم اجرايي برنامه/ طرح :مراحل و زمانبندي اجراء و روشهاي اجراي طرح در مديريت پروژه نقش بسزايي دارد، مسلما اينكه هر مرحله طرح در چه مدت زمان ، چه مكانهايي، با حضور چه تعداد افراد و با چه شيوه ي اجرايي اجرا خواهد شد موجب رفع ابهامات اجرايي نمودن طرح مي شود .نكات كليدي در تدوين تقويم اجرايي طرح:
ü رسم نمودار تشكيلاتي طرح و نمودار فرايند گردش فعاليت
ü تناسب تقويم زماني با موقعيت زماني مخاطب و مناسبت‌هاي مذهبي، ملي و تحصيلي
ü رعايت ترتيب زماني در اجرا
ü تناسب حجم و گستردگي هر مرحله با طول دوره زماني آن
ü پوشش كامل تقويم اجرا (قبل،هنگام،و بعد برنامه)
13. دستاورد و محصولات برنامه/ طرح: دستاوردهاي برنامه در دو گروه دستاوردهاي عيني و برون‌دادهاي غير عيني مي باشند: تاثيرات بر مخاطب، محيط و تشكل، محصولات فرهنگي توليدي طرح و كيفيت هر يك از قبيل كتاب، نشريه،بروشو، فيلم، نرم افزار، بانك اطلاعاتي و...
14. نحوه‌ی تبليغات و اطلاع رساني برنامه/ طرح: در اطلاع رساني طرح روشهاي مختلفي براي تبليغات رسانه‌اي و يا تبليغات محيطي به‌كار گرفته مي‌شود. در انتخاب روش اطلاع‌رساني و تبليغ برنامه موارد ذيل مهم است:
ü استفاده از روش هاي نوين اطلاع رساني و متناسب با نوع برنامه
ü رعايت بازه‌ی زماني مناسب براي اطلاع رساني
ü تنوع روشهاي تبليغي
ü تناسب حجم تبليغات با تعداد مخاطب
ü اولويت‌بندي روشهاي تبليغي
ü شناسايي و استفاده از روشهاي تبليغي تاثيرگذار ولي كم هزينه
ü تناسب تبليغ با نوع، جنسيت، سن و تحصيلات مخاطب
ü استفاده از روشهاي نوين اطلاع رساني و متناسب با نوع برنامه
ü رعايت بازه‌ی زماني مناسب براي اطلاع رساني
ü تنوع روشهاي تبليغي
ü تناسب حجم تبليغات با تعداد مخاطب
ü اولويت‌بندي روشهاي تبليغي
ü شناسايي و استفاده از روشهاي تبليغي تاثيرگذار ولي كم هزينه
ü تناسب تبليغ با نوع، جنسيت، سن و تحصيلات مخاطب
15. مختصات نيروي انساني برنامه/ طرح: انواع نيروي انساني مورد نياز براي اجراي طرح مي‌بايست بطور دقيق با محاسبه تعداد نيرو، تحصيلات و تخصص آن و نحوه‌ی همكاري و هزينه‌هاي مورد نياز بررسي و تعيين شود. برخي از انواع نيروهاي انساني مورد استفاده در برنامه‌ها عبارتند از: نيروهاي اجرايي در تخصص‌هاي مختلف، مشاور، پژوهشگر، استاد، مدرس و مربي، سخنران و ...در تعيين مختصات نيروي انساني طرح توجه به موارد ذيل مناسب است:
ü تناسب مجريان، اساتيد، سخنرانان، مربيان و...با نوع مخاطب و موضوع
ü تعيين مدير اجرايي طرح و شاخصه‌هاي ايشان
ü تناسب حجم برنامه با تعداد مجريان
16. نحوه‌ی ارزشيابي برنامه/ طرح: همواره بايد پروژه ها، منابع، وقايع و فعاليت‌ها را مورد ارزيابي قرارداد تا از حركت صحيح به‌سمت اهداف مطمئن شد و در صورت لزوم به اقدام اصلاحي به موقع و موثر اين اقدام را انجام داد. همانگونه كه طراحي طرح بسيار اهميت دارد، تدوين روش ارزشيابي طرح و ابزارهاي بازخورد مناسب نيز اهميت دارد. ابزار انتخاب شده بايد بتواند وضعيت رسيدن به اهداف مورد نظر، كيفيت محصولات و برون‌دادها، استانداردهاي عملكردي، كارايي و اثر بخشي برنامه را مورد سنجش قرار دهد و البته در موقع مناسب نيز نتايج اين سنجش را ارائه كند. از فرايندهاي ارزيابي برنامه مي‌توان به مصاحبه، نظر سنجي، گزارش برنامه، به‌كارگيري ارزشياب، بررسي شاخص هاي آماري برنامه و ... اشاره نمود. در تدوين حجم، شاخص‌ها و نحوه‌ی ارزشيابي بايد به تناسب آن با قالب‌هاي اجرايي طرح، تناسب زمان و مكان اجراي ارزشيابي با هدف آن، و نحوه استفاده از نتايج ارزيابي در اصلاح برنامه دقت كرد.
17. امكانات وتجهيزات مورد نياز برنامه/ طرح: هر طرح به تناسب نوع طراحي و قالب‌هاي اجرايي به امكانات و وسايل مختلفي نياز دارد كه برخي مصرفي بوده و تنها براي همان برنامه مورد استفاده قرار مي‌گيرند و برخي سرمايه‌اي بوده و در بيش از يك برنامه قابل استفاده‌اند. تبيين دقيق امكانات مورد نياز مراحل اجرايي و تعداد و نحوه تامين آن مي‌تواند پشتيباني برنامه را سهولت بخشيده و اجرا را بهينه نمايد.
18. هزينه ها و درآمدهاي برنامه/ طرح: شناسايي و محاسبه دقيق تمامي هزينه‌هاي طرح و درآمدها اعم از نيروي انساني، ابزار و تجهيزات، اساتيد، مكان، تبليغات، و ... آناليز مالي برنامه را مشخص مي‌كند. نحوه و محل تامين هر يك از هزينه‌ها و درآمدها نيز تلاش‌هاي مجريان برنامه را براي تامين اعتبارات طرح سامان مي بخشد.
اميد است با رعايت نكات فوق طراحي و برنامه‌ريزي‌ها روز به روز بهينه و منطبق بر واقعيت‌ها و نيازهاي فرهنگي جامعه باشد.
جمال باراني* دانشجوي كارشناسي ارشد برنامه‌ريزي فرهنگي